직장 생활을 하다보면, 보고(브리핑)를 수도 없이 하게 된다.

아나운서 출신 방송인이자 피플앤스피치 대표 한수정씨와 

역시 아나운서 출신 방송인이자 딜렉투스 커뮤니케이션 컨설팅 그룹의 대표 컨설턴트인 조향지씨의 공저, 

[잘나가는 직장인의 커뮤니케이션은 다르다]가 눈에 띈다.

아래는 이 책의 내용 중 "스마트한 직원의 보고는 다르다"를 부분 발췌한 것이다.

<스마트한 직원의 보고(브리핑)은 다르다>

1. 지시한 사람이 무엇을 원하는지 파악하라

: 보고의 목적이 무엇인지 정확히 파악하고, 보고해야 할 핵심내용을 구성할 때

상사의 입장이 되어 고민해보고 정리하라.

2. 인정받는 보고의 3가지 기준을 명심하라

- 신속성: 

프로젝트 진행 시 발생하는 이슈에 대해 신속하게 보고해야 

다음 단계 추진 방향을 빠르게 설정하고 문제점에 대해서도 개선안을 마련할 수 있다. 

- 객관성:

객관적 사실과 보고자의 의견을 명확히 구분해 보고해야 한다. 

말하기 꺼려지는 부분이 있다고 하더라도 사실을 있는 그대로 보고해야 문제가 확대되는 것을 방지할 수 있고,

개인적인 의견이 강조된 보고의 경우 상사의 업무파악에 혼선을 초래할 수 있으므로

객관성을 유지하는 것이 중요하다.

- 융통성:

사안에 따라 또는 이슈 발생 시기에 따라 중간보고가 필요하다.

장기간 진행되는 업무가 아니더라도 시기적절한 중간보고는 업무추진 효율 증대에 도움을 준다.

업무 진행 상황 판단에 따른 융통성을 발휘할 수 있어야 한다.

3. 통하는 보고를 위한 팁

(1) 자주 질문하라:

보고를 지시받고 상사가 알고 싶은 요지를 정확히 인지하지 못했다면 꼭 질문을 통해 확인하라.

보고의 방향과 포인트를 정확히 하기 위해 상사에게 자주 질문하면서 의도를 파악해야 한다.

(2) 논리적으로 구성하라:

보고 전에 보고 내용에 대한 정보를 충분히 수집하고 자료 역시 완벽하게 준비하자.

객관적 데이터를 자료로 보고하면 보고에 대한 신뢰감이 높아진다.

또한 상사가 질문할 것이라 예상되는 사항에 대해서도 답변을 미리 준비해 두는 것이 좋다.

(3) 요약해서 말하라:

간단명료하게 내용을 요약해 말해야 한다.

보고의 요지를 서두에 간결한 문장으로 말하고 상세하게 풀어가는 형식을 취하면

이해도가 높아질 뿐만 아니라 보고자의 발언에 집중하게 되는 효과가 있다.

(4) 상사의 성향을 파악하라:

보고를 받는 상사의 취향을 잘 파악하는 것도 센스 있는 직원이다.

구도보고를 좋아하는 상사도 있고 또 사안에 따라 이메일을 통해 보고하기를 원하는 상사가 있을 수 있다.

객관적 수치를 명시하는 것을 좋아하는 상사도 있고 보고하는 직원의 의견을 듣기 좋아하는 상사도 있다.

이렇게 상사의 취향에 따라 보고방식을 달리한다면 더욱 스마트한 직원으로 평가받을 수 있다.

(5) 해결 방안까지 제안해 보라:

문제 상황에 있는 업무의 보고나 이슈가 발생할 여지가 있는 업무를 맡았다면 반드시 해결방안을 고민해보라. 

문제점과 원인을 분석해 보고하는데 그치지 않고 대안을 함께 제시한다면 상사는 보고의 기본을 갖춘 직원이라고 생각할 것이다.

(6) 지적은 겸손한 태도로 받아들여라.

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<보고 시 활용하면 좋은 기법들>

1. PERP

Point: 핵심 메시지

Reason: 주장하게 된 이유

Example: 뒷받침할 수 있는 객관적 데이터 사례 

Point: 핵심 메시지를 한 번 더 언급해 강조

2. 2W1H

Why: 배경 목적 주제

What: 핵심내용 결론

How: 실행 방법

<원문출처>

한수정, 조향지 저, [대한민국 직장인 스피치 교과서 잘나가는 직장인의 커뮤니케이션은 다르다], 성안당(2019)